Archive for July, 2010

  1. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Rekayasa perangkat lunak merupakan bagian dari rekayasa sistem informasi. Pengembangan Sistem Informasi memiliki fase-fase yang biasa dikenal sebagai pendekatan tradisional diantaranya adalah
(1) Fase Definisi yang terdiri dari Analisis Kelayakan dan Pendefinisian permintaan/kebutuhan;
(2) Fase Konstruksi yaitu Desain Sistem, Pembuatan Sistem dan Pengujian Sistem;
(3) Fase Implementasi yaitu Pemasangan/instalasi, Operasional dan
Pemeliharaan/Maintenance.

Perbedaan antara kedua pengembangan tersebut adalah :

  1. Metodologi pengembangan sistem informasi dipromosikan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian proses pengembangan perangkat lunak, penataan dan menyederhanakan proses, dan standarisasi proses pengembangan dan produk dengan menentukan kegiatan yang harus dilakukan dan teknik yang digunakan. Sementara itu pengembangan software merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat
  2. Dalam pengembangan software hal yang perlu diperhatikan adalah pengembangan produk dan software. Dimana produk tersebut terdiri dari program, dokumen, dan data. Hal selanjutnya adalah proses pengembangan, dimana proses terdiri dari proses manajemen dan proses teknikal. Sementara itu pengembangan sistem informasi, harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen dan membutuhkan modal yang besar. Selain itu perusahaan juga perlu menyiapkan kesiapan user dalam menjalani pengembangan sistem informasi yang akan dibangun di perusahaan.

2. Sering kali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan!

Berikut merupakan fenomena penyebab kegagalan perusahaan didalam menerapkan sistem informasi berdasarkan ketiga pihak diatas:

  1. 1.    Manajemen (end-user)

Dari pihak manajemen sebagai end-user fenomena kegagalan konversi sistem informasi dapat disebabkan karena:

  1. Kurangnya keterlibatan end-user dalam proses pengembangan
  2. pernyataan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang senantiasa berubah-ubah

  3. Kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif di perusahaan tersebut.

  4. Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika konversi dilakukan muncul berbagai hambatan.

  5. Ketidakinginan manajemen dalam merubah paradigma berpikir maupun bekerja

  6. Inkompetensi teknologi atau kurangnya pengalaman dari vendor maupun sumber daya manusia dari penyedia jasa outsourcing sistem informasi.
  7. Kurangnya kemampuan memberikan pemahaman dan penjelasan yang memadai mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem baru kepada mereka yang berkepentingan (user dan end-user), sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandang pergantian sistem.

  8. Pemilihan aplikasi yang keliru atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan yang membutuhkannya.

  9. Terjadinya kesalahan dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya, sehingga ketika sistem baru yang akan diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para pihak terkait (user dan end-user).
  10. Kurangnya pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap pihak terkait, sehingga mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.

  11. Sumberdaya Manusia (SDM) di perusahaan tersebut tidak siap dalam menerima sistem baru karena harus dapat mengubah pola kebiasaan dan kebudayaan yang sebelumnya diterapkan di perusahaan. Sehingga, seringkali SDM sulit untuk menyesuaikan diri.

  12. Ketidakinginan para user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.

m. Harapan yang berlebihan dan cenderung keliru terhadap sistem yang baru yang biasanya para user menganggap bahwa teknologi informasi dan software dapat menyelesaikan segala masalah dan kesulitan yang ada dan

  1. Kurangnya pelatihan bagi para user agar yang bersangkutan memiliki kompetensi dan keahlian yang memadai untuk menjalankan sistem baru tersebut.

O’Brien (2005) mengemukakan bahwa penerapan Sistem Informasi (SI) di perusahaan mencakup beberapa hal, yaitu:

(1) Investasi perangkat Hardware dan Sofware,

(2) Mengembangkan Software,

(3) Pengkonversian data,

(4) Program pelatihan bagi end-user dan

(5) Cara pengalihan SI.

Metode pengalihan (konversi) sistem menurut O’Brien (2005) terdiri dari beberapa jenis yaitu:

  1. 1.    Konversi Paralel

Metode ini dilakukan dengan menganalisa arsitektur, struktur dan sistem basis data yang ada di perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan memiliki berbagai dokumen mengenai data-data yang terkait dengan analisis tersebut. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai tingkat integritas data, pemindahan data dilakukan secara terpadu.

  1. 2.    Konversi Bertahap (phased)

Metode ini dilakukan dengan mengasumsikan metode yang telah terbukti berhasil sebelumnya. Biasanya, seorang konsultan mengetahui berbagai metode yang ada. Oleh karena itu, manajemen perusahaan dapat bekerja sama dengan konsultan untuk menerapkan SI secara bertahap.

  1. 3.    Konversi Percontohan (pilot)

Metode ini dilakukan dengan mempelajari kesuksesan dan kegagalan dari perusahaan lain yang melakukan pengalihan sistem. Misalnya saja dengan melakukan kunjungan ke perusahaan yang bersangkutan dan sharing tentang berbagai pengalaman. Dengan metode ini, diharapkan perusahaan dapat belajar dari kesalahan perusahaan lain dan mengevaluasinya perbaikannya. Namun, biasanya, banyak perusahaan yang tidak ingin rahasia perusahaannya diketahui oleh perusahaan lain. Oleh karena itu, proses pembelajaran juga dapat dilakukan dengan mencari beberapa referensi, baik di internet maupun di buku.

  1. 4.    Konversi Langsung

Metode ini dilakukan dengan membandingkan kedua sistem, yaitu sistem lama dan sistem baru, serta melakukan analisis terhadap resiko yang ditimbulkannya. Jika sistem lama berbeda jauh dengan sistem baru yang akan diterapkan, maka biasanya sistem baru akan sulit untuk diterapkan. Umumnya, metode ini digunakan untuk perusahaan kecil dengan sistem yang sederhana

Strategi Kesuksesan Pengalihan Sistem Informasi

Menurut Fuadi (1995), terdapat empat langkah untuk menyempurnakan SI agar dapat diterapkan dengan sukses di perusahaan.

  1. Menganalisa sistem. Misalnya, sistem apa yang ingin digunakan dan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Intinya, manajemen perusahaan harus memiliki perencanaan yang matang Oleh karena itu, perusahaan dapat melakukan peninjauan terlebih dahulu, sehingga dapat merekomendasikan jenis sistem baru yang cocok untuk dikembangkan. Peninjauan tersebut mencakup pengetahuan tentang sistem lama dan berbagai masalah yang timbul dari penerapannya.

  2. Merancang sistem. Setelah mengetahui jenis sistem yang dibutuhkan, manajemen perusahaan mulai merancang sistemnya. Oleh karena itu, sebaiknya manajemen perusahaan memiliki pengetahuan yang memadai tentang komponen sistem, cara mengoperasikannya, permasalahan yang ditimbulkan dan cara pemecahan permasalahan. Jika memungkinkan, manajemen perusahaan meminta bantuan seorang konsultan.

  3. Menerapkan sistem. Manajemen perusahaan sebaiknya menerapkan sistem baru di perusahaannya secara bertahap.  Menurut Pambudi (2003), terdapat beberapa tahapan dalam menata ulang investasi TI.

    1. Tahap visi, dimana perusahaan meninjau kembali tujuan implementasi TI. Hal yang paling penting adalah adanya dukungan dari manajemen eksekutif perusahaan dan keterlibatan dari seluruh end-user.
    2. Tahap investasi. Perusahaan dapat menentukan jenis dan intensitas penggunaan fasilitas pengolahan, mengetahui peluang reaksi pelanggan, mengukur manfaat dan membuat account yang terpisah.

    3. Tahap kultivasi, dengan melakukan pengawasan terhadap penerapan TI dan memperbaikinya jika tidak berjalan dengan semestinya.

    4. Tahap memanen. Perusahaan perlu menyadari bahwa harus investasi di bidang TI memerlukan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, sebaiknya, perusahaan tetap berada di jalur yang benar dan senantiasa melaksanakan hal-hal yang positif agar implementasi TI di perusahaannya membuahkan hasil.

    5. Melakukan evaluasi sistem. Tahap ini merupakan tahap yang terakhir, dimana manajemen perusahaan merencanakan berbagai langkah strategi yang akan dijalankan perusahaan dan bagaimana penerapan Sistem Informasi yang ada dikembangkan. Setelah itu, manajemen perusahaan senantiasa mengevaluasi penerapannya, sehingga dapat belajar dari kesalahan yang ada dan memperbaikinya. Dengan proses pembelajaran tersebut, diharapkan Sistem Informasi perusahaan akan semakin baik dari tahun ke tahun.

Fenomena bahwa pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, tarjadi karena :

  • Sistem Teknologi Informasinya telah terpasang, tetapi perubahan tidak terjadi karena prosesnya berubah sedikit, organisasinya tidak menyesuaikan sehingga mengkanibalkan Teknologi Informasi atau strateginya tidak terdukung sehingga mengoverrule sistemnya.

  • Karena proyek pengalihan Sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.

  • Tidak terjalin komunikasi yang baik antara vendor atau konsultan TI dengan perusahaan sebagai pengguna TI sehingga TI yang diterapkan di perusahaan  itu tidak berguna sama sekali karena tidak mendukung apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

  • Karena investasi pada TI sudah dilakukan tetapi investasi pada sumber daya manusianya belum dijalankan sehingga sumber daya manusia yang ada belum siap memanfaatkan produk TI yang dimiliki.

  • Karena pengalihan sistem informasinya kerap kali hanya mengikuti perkembangan teknologi dan kurang mempertimbangkan dukungannya terhadap behutuhan bisnis.

  • Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.

  • Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.

Agar kesalahan ini tidak terjadi, maka yang perlu dilakukan :

  • Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.

  • Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.

  • Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :

  1. menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.

  2. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.

  3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.

  4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

3. Apa urgensi maintainability dari suatu software ? Jelaskan!

Maintainability adalah kemampuan software dalam menjalani perubahan menuju sistem perangkat yang lebih baik. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan. Pengertian dari maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan sistem. Dimana setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan.

Pemeliharaan system (system maintenance) dilaksanakan untuk tiga alasan:

1. Memperbaiki kesalahan

Penggunaan system mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian system. Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki.

2. Menjaga kemutakhiran system

Perubahan-perubahan sebagai akibat berlalunya waktu mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak.

3. Meningkatkan system

Saat manajer menggunakan system, mereka melihat cara-cara membuat peningkatan. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang memodifikasi system sesuai saran tersebut.

4. Apa yang saudara ketahui tentang ERP (enterprice resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Enterprice resource planning (ERP) adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi terintegrasi lintas fungsional yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan seperti sumber dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Berikut merupakan ilustrasi konsep dan sistem ERP.

Sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

  1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.

  2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.

  3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.

  4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.

  5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

  1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.

  2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).

  3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau lebih yang terdiri dari

  1. 1.    Presentation Layer

Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP. Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.

  1. 2.    Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.

  1. 3.    Database layer

Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis (Best Practice dan Business Process Reengineering)

Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini merupakan penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.

Search
Categories
Archives

You are currently browsing the Nando Sugawa Blog blog archives for July, 2010.