Archive for the ‘PERKULIAHAN’ Category

Dua sisi IT Outsourcing di mata Perusahaan

PENDAHULUAN

Akhir-akhir ini penerapan Information Technology Outsourcing merebak diterapkan di berbagai perusahaan di berbagai Negara di dunia.

Melihat perkembangan outsourcing di Indonesia seperti ini, akan muncul banyak sekali plus minusnya. Nilai plusnya adalah bahwa Indonesia punya peluang besar untuk menjadi Negara penyedia IT (seperti yang dilakukan India dan China sekarang), sehingga ketertarikan untuk mempelajari IT dan bekerja di dunia IT akan semakin besar. Sedangkan nilai minusnya adalah kalau suatu saat nanti Negara-negara di dunia mengalihkan proyek perangkat lunaknya ke Indonesia, maka dikhawatirkan ketertarikan para provider software Indonesia akan beralih dari penyediaan IT untuk kepentingan dalam negeri ke penyediaan IT untuk kepentingan outsourcer luar negeri (karena pasti nilai proyek dari luar negeri jauh lebih menggiurkan daripada nilai proyek dalam negeri). Efek buruk dari hal ini adalah ekspor produk IT yang tinggi, tapi IT dalam negeri terbengkalai.

PENGERTIAN INSOURCING DAN OUTSOURCING

Definisi dari beberapa penggunaan pihak ketiga dalam menggunakan sourcing:

  • In Sourcing. Kebalikan dari outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.
  • Co-Sourcing. Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan.
  • Contracting. Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.
  • Outsourcing. Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan. Menurut The British Computer Society, outsourcing adalah kegiatan memindahkan aktivitas dan layanan pada pihak lain diluar perusahaan. Dengan definisi yang demikian luas dari outsourcing ini, konsep ini seringkali juga disamakan dengan konsep lain seperti sub kontrak, supplier, proyek atau istilah lain yang berbeda-beda dilapangan, namun pada dasarnya adalah sama, yaitu pemindahan layanan kepada pihak

TUJUAN DILAKUKANNYA OUTSOURCING DI MATA PERUSAHAAN

1. Reduce Cost / Mengurangi biaya (36%)

2. Focus on Core / Fokus pada inti (36%)

3. Improve Quality /  Meningkatkan kualitas (13%)

4. Increase speed to market / Meningkatkan kecepatan ke pasar (10%)

5. Foster Innovation / Membantu inovasi (4%)

6. Conserver Capital / Menghemat modal (1%)

Alasan terkuat yang mendorong organisasi untuk menggunakan outsourcing yaitu tingkat persaingan bisnis yang semakin meningkat. Tingkat persaingan bisnis meningkat dengan meningkatnya kebutuhan teknologi informasi yang dapat meningkatkan nilai bisnis, ini dapat dicerminkan dalam karakteristik strategik secara umum memiliki beberapa faktor yaitu : cost leadership, differentiation, dan focus.

KEKURANGAN DAN KELEBIHAN BERDASARKAN SOURCING YANG DIGUNAKAN

Out-Sourcing

Out-sourcing adalah suatu teknik pengembangan ICT dalam perusahaan, dengan menggunakan sumber daya dari pihak ketiga untuk mengerjakan layanan tertentu dalam perusahaan. Pada umumnya layanan yang di-outsource adalah layanan yang bukan termasuk bisnis inti perusahaan, misalnya petugas cleaning service dalam perusahaan. Dibandingkan dengan mengelola bagian cleaning service itu sendiri, akan lebih mudah dan lebih menguntungkan jika dikerjakan oleh pihak ketiga yang sudah ahli di bidang kebersihan.

KELEBIHAN OUT-SOURCING

  • Fokus, karena biasanya outsourcing dilakukan untuk layanan yang tidak termasuk pada bisnis inti perusahaan, sehingga dengan adanya bantuan ini, perusahaan dapat berfokus pada kompetensi perusahaan.
  • Professional, karena vendor sudah memiliki pengalaman di bidang tertentu.
  • Berkualitas, karena vendor terikat kontrak untuk menyediakan personel yang berkualitas. Perusahaan dapat meminta penggantian personel jika dirasakan kinerja personel tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  • Mempercepat produksi, karena vendor sudah berpengalaman dan menyediakan personel yang berkualita, waktu untuk membangun sistem relative lebih cepat dibandingkan insourcing.

KEKURANGAN OUT-SOURCING

  • Kebocoran sistem, dalam artian analisis sistem yang sudah dibangun bersama antara perusahaan dan vendor, oleh vendor digunakan di perusahaan sejenis yang menjadi kliennya.
  • Berkurangnya kontrol ICT dan kontrol data, karena ICT bukan bisnis inti perusahaan, divisi ini menjadi kurang diperhatikan, atau kurangnya campur tangan perusahaan dalam proses implementasi menjadikan vendor ‘berkuasa’ terhadap ICT perusahaan, baik dari sisi sistem maupun data
  • Penurunan kinerja, dikarenakan uang kontrak sudah diterima, vendor cenderung melalaikan tugasnya
  • Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal yang kelihatan wah sebelum kontrak ditanda tangani, namun tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan.
  • Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam jangka waktu yang relative panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai selesai.
  • Sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain. Proses kegiatan ini dikenal dengan istilah outsourcing.Outsourcing, artinya pembuatan software dilimpahkan kepada perusahaan lain yang lebih kompeten di bidang IT, misalnya software house. Keuntungan yang didapat dari outsourcing adalah:

(1) dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan;

(2) bahasa pemrograman dan database disesuaikan dengan software  yang sudah ada, sehingga menjadi seragam;

(3) dapat diintegrasikan dengan software yang telah ada, karena staff IT mengetahui source codenya. Dengan tambahan keuntungan yaitu ditangani oleh tim yang lebih profesional di bidangnya, sehingga software yang dikembangkan lebih bagus kualitasnya. Sedangkan kekurangannya adalah:

(1) biayanya lebih mahal dibanding mengembangkan sendiri;

(2) timbul ke khawatiran dari pihak perusahaan customer tentang keberadaan bug-bug yang disengaja oleh pengembang, sehingga pihak pengembang dapat mengintip data-data perusahaan customer.

Penggunaan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis. Perusahaan yang menggunakan tenaga outsource diketahui 4 alasan menggunakan outsourcing, yaitu Efektifitas manpower, tidak perlu mengembangkan SDM untuk pekerjaan yang bukan utama, memberdayakan anak perusahaan dan dealing with unpredicted business condition.

Masalah Umum Yang Terjadi Dalam Penggunaan Outsourcing

1. Penentuan partner outsourcing. Hal ini menjadi sangat krusial karena partner outsourcing harus mengetahui apa yang menjadi kebutuhan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan partner outsourcing.

2. Perusahaan outsourcing harus berbadan hukum. Hal ini bertujuan untuk melindungi hak-hak tenaga outsource, sehingga mereka memiliki kepastian hukum.

3. Pelanggaran ketentuan outsourcing. Demi mengurangi biaya produksi, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku. Akibat yang terjadi adalah demonstrasi buruh yang menuntu hak-haknya. Hal ini menjadi salah satu perhatian bagi investor asing untuk mendirikan usaha di Indonesia.

4. Perusahan outsourcing  memotong gaji tenaga kerja tanpa ada batasan sehingga, yang mereka terima, berkurang lebih banyak.

Keefektifan Outsourcing

Dengan melihat alasan menggunakan outsourcing, faktor-faktor pemilihan perusahaan penyedia jasa outsourcing, serta kepuasan perusahaan terhadap tenaga outsource, sebanyak 68.2% menyatakan bahwa penggunaan tenaga outsource dinilai efektif dan akan terus menggunakan outsourcing dalam kegiatan operasionalnya.

Untuk dapat lebih efektif disarankan adanya:

a. Komunikasi dua arah antara perusahaan dengan provider jasa outsource (Service Level Agreement) akan  kerjasama, perubahan atau permasalahan yang terjadi.

b. Tenaga outsource telah di training terlebih dahulu agar memiliki kemampuan/ketrampilan.

c. Memperhatikan hak dan kewajiban baik pengguna outsource maupun tenaga kerja yang ditulis secara detail dan mengingformasikan apa yang menjadi hak-haknya.

Sedangkan yang menyebabkan outsourcing menjadi tidak efektif adalah karena kurangnya knowledge, skill dan attitude (K.S.A) dari tenaga outsource.

Dorongan Perusahaan Melakukan ‘IT Outsourcing’


Hampir semua perusahaan menengah ke atas melakukan atau sedang mempertimbangkan melakukan ‘IT Outsourcing’.
IT Outsourcing atau melimpahkan urusan TI kepada perusahaan spesialis TI (vendor) ini cenderung meningkat. Ada beberapa faktor yang mendorong perusahaan melakukan ‘IT Outsourcing yaitu:


• Biaya dan Kualitas

Dengan outsourcing jumlah karyawan, data center, dan kegiatan pengembangan TI lebih sedikit dibandingkan dilakukan sendiri oleh perusahaan, sehingga dapat menghemat biaya overhead dan meningkatkan efisiensi. Selain itu perusahaan dapat meningkatkan kualitas karena dapat lebih baik melakukan kontrol terhadap service dan response time, melakukan inovasi, dan meningkatkan kompetensi.


• Turunnya Kinerja TI

Internal TI yang tidak dapat dikembangkan dan tertinggal menyebabkan kinerja TI menurun. Sehingga perusahaan harus segera memperlengkapi kembali struktur TI yang ketinggalan agar tetap kompetitif. Outsourcing menjadi pilihan karena tugas manajemen yang banyak dan cenderung kekurangan waktu, sementara harus mengejar target kinerja yang diinginkan.


• Menyederhanakan Agenda Manajemen

Meningkatnya persaingan menyebabkan perusahaan melakukan efisiensi dengan menekan biaya dan waktu. Bagi perusahaan dengan IT bukan sebagai inti kompetensinya (noncore competence), lebih menyukai outsourcing untuk mengurangi time-consuming dan keruwetan masalah. Perusahaan melimpahkan fungsi ‘noncore’-nya, sehingga dapat memfokuskan energinya untuk melakukan strategi kompetisi.


• Keuangan

Outsourcing memungkinkan mencarikan aset TI yang intangible dan memperkuat balance sheet serta menghindari investasi yang sporadis di masa depan. Modal untuk hardware/software maupun aset intangible TI lainnya lebih dulu ditanggung oleh vendor. Selain itu perusahaan dapat merubah fixed-cost menjadi variable cost. Hal ini penting bagi perusahaan yang mengalami perampingan.


• Budaya Perusahaan

Perusahaan dengan data center internal yang banyak dan terpisah-pisah pada tiap divisi seperti pulau-pulau, akan sulit untuk dikonsolidasikan. Divisi TI internal tidak atau kurang mempunyai pengaruh untuk menarik data menjadi terpusat (centralized) karena budaya yang sudah terbentuk decentralized, yaitu data dikelola oleh masin-masing divisi. Sehingga outsourcing menjadi jalan tengah isu pemusatan data center ini, karena tidak dilakukan langsung oleh divisi manapun.


• Faktor Lain

o Perusahaan ingin mengurangi resiko, namun tetap ingin mendapatkan pengetahuan atau meningkatkan kompetensi.


o Semakin banyaknya perusahaan vendor baik kecil maupun besar dengan agresif menawarkan paket produk dan jasa yang menarik.

In-Sourcing

In-sourcing atau disebut juga contracting, adalah suatu usaha pengembangan ICT dalam perusahaan, dengan membentuk divisi khusus yang berkompeten di bidangnya, seperti departemen EDP (Electronic Data Processing). Pada umumnya, alasan utama dari penerapan in-sourcing adalah faktor biaya.

KELEBIHAN IN-SOURCING

  • Kedekatan departemen IT dan end user akan mempermudah komunikasi dalam pengembangan sistem.
  • Pengembangan sistem oleh orang IT, sehingga penerapan software/hardware relative lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  • Biaya yang lebih murah karena tidak ada kontrak dengan biaya yang besar pada implementasi sistem dengan outsourcing.
  • Respon yang cepat ketika terjadi masalah dalam sistem. Fleksibel, karena perusahaan dapat meminta perubahan sistem pada karyawannya sendiri tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

KEKURANGAN IN-SOURCING

  • Kinerja karyawan cenderung menurun ketika sudah menjadi pegawai tetap, karena faktor kenyamanan yang dimiliki pegawai tetap.
  • Tidak ada batasan biaya dan waktu yang jelas, karena tidak ada target. Dan kalaupun ada target, tidak ada punishment yang jelas ketika target tidak tercapai.
  • Kebocoran data yang dilakukan oleh karyawan IT, dikarenakan tidak ada reward dan punishment yang jelas.
  • Pengembangan sistem dengan teknik SDLC cenderung lambat dan mahal.
  • End user tidak terlibat secara langsung, sehingga terdapat kemungkinan hasil implementasi sistem tidak sesuai dengan kebutuhan end user.

Self-Sourcing

Self-sourcing atau disebut juga end-user development adalah suatu usaha pengembangan ICT dalam perusahaan, dengan usaha dari pegawai yang ada dalam perusahaan. Dukungan personel IT dalam self-sourcing dapat dikatakan sangat minim, karena hanya dikerjakan oleh personel yang ‘seadanya’, namun sebaliknya dapat dikatakan sebagai usaha mandiri dari divisi terkait.

KELEBIHAN SELF-SOURCING

  • Hemat, karena dikerjakan oleh personel intern, tidak perlu membayar orang lain untuk mengembangkan sistem.
  • Karena dikerjakan oleh personel intern, pengembangan sistem dapat dikerjakan secara informal, tanpa prosedur resmi dimana setiap tahapan harus dilakukan.
  • Keikut sertaan setiap personel perusahaan dalam membangun sistem akan membentuk rasa memiliki yang kuat terhadap perusahaan.
  • Kebutuhan sistem sangat jelas, karena setiap personel perusahaan ikut mengembangkan sistem, merasakan kelebihan dan kekurangan setiap perubahan yang mereka lakukan sendiri.

KEKURANGAN SELF-SOURCING

  • Karena dikerjakan oleh personel yang ada, pengalaman dalam penggunaan software/hardware yang dimiliki tidak mencukupi untuk membangun sistem yang sesuai.
  • Jika self-sourcing dilakukan per divisi, dapat menimbulkan masalah pada saat integrasi dengan sistem yang sudah ada, karena perbedaan analisis atau cara pengerjaan.
  • Kesalahan penggunaan tools, karena minimnya pengetahuan tentang software/hardware. Jika ini terjadi, implementasi akan membutuhkan biaya yang besar, berlebihan dan tidak sesuai dengan tujuan awalnya.
  • Minimnya dokumentasi, karena dikerjakan oleh personel intern. Akhirnya terbentuk ketergantungan pada beberapa personel ‘penting’ dalam perusahaan. Ketika personel tersebut keluar dari perusahaan, informasi akan ikut pergi bersama dengan dia.

PILIHAN YANG BAIK

Jika perusahaan memiliki budget yang cukup dan proyek yang harus dikerjakan kompleks dan membutuhkan usaha yang tidak sedikit, outsourcing dapat menjadi pilihan yang baik, karena perusahaan dapat memilih vendor yang memiliki kompetensi di bidang yang diinginkan oleh perusahaan. Namun perusahaan juga harus berhati-hati dalam memilih vendor, karena ada kalanya vendor menampilkan apa yang baik dan hebat pada saat perkenalan, namun kenyataannya ia tidak mampu mewujudkan apa yang dijanjikan.

Pada perkembangannya, muncul istilah smart-sourcing. Topik ini akan dibahas pada bagian yang lain.

DAFTAR PUSTAKA

IT Governance Domain Practices and Competencies, 2005. Governance of Outsourcing, The IT Governance Institute

Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.

O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.

Volker Mahnke, Mikkel Lucas Overby & Jan Vang, Strategic IT-Outsourcing: What do we know and need to know, Makalah presentasi dalam the DRUID Summer Conference 2003 on CREATING, SHARING AND TRANSFERRING KNOWLEDGE.The role of Geography, Institutions and Organizations; Copenhagen June 12-14, 2003 (http://www.druid.dk/uploads/tx_picturedb/ds2003-892.pdf)

Blog Terkait

  • http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-outsourcing-update-2010/comment-page-1/#comment-2324

komentar:

wah.. kebetulan perusahaan saya berhasil mendapatkan sertifikasi ITSM dari bureau veritas. Dan hal ini tentu saja dapat memperluas best practise dari pelayanan IT. Disini value of business in IT investment benar-benar dapat diperhitungkan manfaatnya. Saya rasa berbagai seminar dan penerapan best practice sangat diperlukan dalam memilih dan memahami IT outsourcing. Salam.

  • http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/#comment-46

komentar:

IT investment memang sangat menarik untuk diulas. Terutama dengan adanya trend pihak perusahaan dalam menggunakan vendor atau IT outsourcing dalam membantu membuat sistem ITnya di perusahaan tersebut.

  • http://triatmono.wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-outsourcing/#comment-209521

komentar:

ringkasnya penjelasan tentang topik IT outsourcing dibahas dengan sangat jelas dalam blog ini.Best practice memang mutlak diperlukan dalam memberikan layanan IT bagi membantu bisnis tetap berjalan lancar.Salam

  • http://www.setiabudi.name/archives/1141/comment-page-2#comment-1831

komentar:

Keputusan menggunakan IT outsourcing tidak terlepas dari kebutuhan perusahaan yang hanya fokus saja kepada pembuatan sistem IT, tetapi lebih kepada perusahaan ingin fokus juga kepada tujuan atau misi perusahaan. Dari sinilah maka timbul adanya pemikiran menggunakan IT outsourcing.Salam

  • http://blog.outsourcingleadership.com/your-situation/strategy/79-which-comes-first-architecture-or-outsourcing.html#comments

comment:

such a good info for me. In fact in my company that i work with. it seems so hard to define the end state design of architecture especially in finding the best requirement to meet the company need. Iam agree that every leader from the company have to analyze the best match of the design to the it outsourcing. so they can at least match the minimum of companynmission and vision in it investment. eventhough it will cost time and money to deal with. thank you

  • http://www.allaboutgovernance.com/uncategorized/recent-it-outsourcing-at-symantec#comment-48

comment:

There are sometimes the company want to cut of the difficulty in IT services. Especially in term of finding the best practice in focusing in its company mission and vision. So the best way to just focusing in primary line of business is using the IT outsourcing. With this strategy they hope that they could still look at the right and also look at the left at the same time. Thank You

  • http://www.why-outsource.com/2010/01/08/why-outsourcing-software-development-s

ervices-for-your-business/

comment:

  • http://tapmiblogs.wordpress.com/2010/03/22/generation-next-for-it-outsourcing/

comment:

good article. it work ideally if the company use it wisely as concerning every corner from the mission and vision of its company.

  • http://blog.goyello.com/2009/12/23/major-it-outsourcing-trends-2010/

comment:

IT trend in 2010 of course is using IT outsourcing. Because of its simplicity and focusing just to the business idea.

  • http://blog.i-tech.ac.id/deasy/2009/08/11/kasus-it-outsourcing-pengolahan-data/#comment-97

komentar:

IT outsourcing memang sedang marak dipergunakan di berbagai perusahaan sekarang ini. Karena mungkin memungkinkan perusahaan tersebut dapat lebih fokus pada lini bisnis utamanya.

komentar:

Setuju sekali. Karena IT outsourcing dapat memberikan perusahaan untuk fokus pada bisnis utamanya.

  • http://www.maestroglobal.info/manajemen-proyek-ti-pilihan-atau-keharusan/comment-page-1/#comment-99

komentar:

sebuah pemilihan keputusan dalam penggunaan apakah perusahaan harus menggunakan it outsourcing merupakan hak sebuah perusahaan. Karena pada dasarnya perusahaan itu sendirilah yang dapat membutuhkan apa kira-kira support yang diperlukan agar sistem informasinya dapat berjalan dengan bantuan tentu saja vendor lain.

  • http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/comment-page-1/#comment-68

komentar:

ini merupakan dua sisi dari keputusan pemilihan it outsourcing. Tetapi apapun keputusan itu hanya perusahaan yang memerlukan jasa it yang dapat memberikan apakah penggunaan vendor tersebut dapat memberikan keuntungan ataupun keburukan

  • http://yuvenalia.blog.binusian.org/2010/01/03/sourcing/#comment-181

komentar:

Artikel yang sangat menarik. Walaupun begitu hal yang dapat memberikan apakah kepuitusan dalam pengambilan IT outsourcing itu memberikan keuntungan ataupun keburukan hanyalah perusahaan yang memang akan mengambil jasa tersebut. terima kasih.

  • http://blogs.konsep.net/micowendy/2008/portal-outsourcing-it-consultant-pm-indonesia/comment-page-1/#comment-981

komentar:

artikel yg sangat menarik.. thank you for the info.

  • http://bakoelkomputer.info/virtualstore/blog/?p=123&cpage=1#comment-4310

komentar:

penggunaan it outsourcing yang sangat baik dan bijak dapat memberikan value of business in it investment

  • http://itkelinik.com/?p=113&cpage=1#comment-98

komentar:

Hal yang utama dalam menggunakan it outsourcing adalah penggunaan anggaran

untuk investasi bijak dalam it. atau mendapatkan value of business in it

investment.

  • http://www.tech-id.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangan-sistem.html?

Komentar:

terima kasih atas infonya

  • http://rahard.wordpress.com/2007/12/06/mengusung-it-outsourcing/#comment-

komentar:

sangat menarik untuk dibahas tentang penggunaan it outsourcing dalam penerapannya di perusahaan. kelemahan maupun keunggulannya dalam perusahaan.

komentar:

penggunaan e commerce untuk melakukan perluasan bisnis sangatlah diperlukan terutama dengan adanya globalisasi di berbagai bidang.

  1. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Rekayasa perangkat lunak merupakan bagian dari rekayasa sistem informasi. Pengembangan Sistem Informasi memiliki fase-fase yang biasa dikenal sebagai pendekatan tradisional diantaranya adalah
(1) Fase Definisi yang terdiri dari Analisis Kelayakan dan Pendefinisian permintaan/kebutuhan;
(2) Fase Konstruksi yaitu Desain Sistem, Pembuatan Sistem dan Pengujian Sistem;
(3) Fase Implementasi yaitu Pemasangan/instalasi, Operasional dan
Pemeliharaan/Maintenance.

Perbedaan antara kedua pengembangan tersebut adalah :

  1. Metodologi pengembangan sistem informasi dipromosikan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian proses pengembangan perangkat lunak, penataan dan menyederhanakan proses, dan standarisasi proses pengembangan dan produk dengan menentukan kegiatan yang harus dilakukan dan teknik yang digunakan. Sementara itu pengembangan software merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat
  2. Dalam pengembangan software hal yang perlu diperhatikan adalah pengembangan produk dan software. Dimana produk tersebut terdiri dari program, dokumen, dan data. Hal selanjutnya adalah proses pengembangan, dimana proses terdiri dari proses manajemen dan proses teknikal. Sementara itu pengembangan sistem informasi, harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen dan membutuhkan modal yang besar. Selain itu perusahaan juga perlu menyiapkan kesiapan user dalam menjalani pengembangan sistem informasi yang akan dibangun di perusahaan.

2. Sering kali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan!

Berikut merupakan fenomena penyebab kegagalan perusahaan didalam menerapkan sistem informasi berdasarkan ketiga pihak diatas:

  1. 1.    Manajemen (end-user)

Dari pihak manajemen sebagai end-user fenomena kegagalan konversi sistem informasi dapat disebabkan karena:

  1. Kurangnya keterlibatan end-user dalam proses pengembangan
  2. pernyataan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang senantiasa berubah-ubah

  3. Kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif di perusahaan tersebut.

  4. Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika konversi dilakukan muncul berbagai hambatan.

  5. Ketidakinginan manajemen dalam merubah paradigma berpikir maupun bekerja

  6. Inkompetensi teknologi atau kurangnya pengalaman dari vendor maupun sumber daya manusia dari penyedia jasa outsourcing sistem informasi.
  7. Kurangnya kemampuan memberikan pemahaman dan penjelasan yang memadai mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem baru kepada mereka yang berkepentingan (user dan end-user), sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandang pergantian sistem.

  8. Pemilihan aplikasi yang keliru atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan yang membutuhkannya.

  9. Terjadinya kesalahan dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya, sehingga ketika sistem baru yang akan diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para pihak terkait (user dan end-user).
  10. Kurangnya pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap pihak terkait, sehingga mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.

  11. Sumberdaya Manusia (SDM) di perusahaan tersebut tidak siap dalam menerima sistem baru karena harus dapat mengubah pola kebiasaan dan kebudayaan yang sebelumnya diterapkan di perusahaan. Sehingga, seringkali SDM sulit untuk menyesuaikan diri.

  12. Ketidakinginan para user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.

m. Harapan yang berlebihan dan cenderung keliru terhadap sistem yang baru yang biasanya para user menganggap bahwa teknologi informasi dan software dapat menyelesaikan segala masalah dan kesulitan yang ada dan

  1. Kurangnya pelatihan bagi para user agar yang bersangkutan memiliki kompetensi dan keahlian yang memadai untuk menjalankan sistem baru tersebut.

O’Brien (2005) mengemukakan bahwa penerapan Sistem Informasi (SI) di perusahaan mencakup beberapa hal, yaitu:

(1) Investasi perangkat Hardware dan Sofware,

(2) Mengembangkan Software,

(3) Pengkonversian data,

(4) Program pelatihan bagi end-user dan

(5) Cara pengalihan SI.

Metode pengalihan (konversi) sistem menurut O’Brien (2005) terdiri dari beberapa jenis yaitu:

  1. 1.    Konversi Paralel

Metode ini dilakukan dengan menganalisa arsitektur, struktur dan sistem basis data yang ada di perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan memiliki berbagai dokumen mengenai data-data yang terkait dengan analisis tersebut. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai tingkat integritas data, pemindahan data dilakukan secara terpadu.

  1. 2.    Konversi Bertahap (phased)

Metode ini dilakukan dengan mengasumsikan metode yang telah terbukti berhasil sebelumnya. Biasanya, seorang konsultan mengetahui berbagai metode yang ada. Oleh karena itu, manajemen perusahaan dapat bekerja sama dengan konsultan untuk menerapkan SI secara bertahap.

  1. 3.    Konversi Percontohan (pilot)

Metode ini dilakukan dengan mempelajari kesuksesan dan kegagalan dari perusahaan lain yang melakukan pengalihan sistem. Misalnya saja dengan melakukan kunjungan ke perusahaan yang bersangkutan dan sharing tentang berbagai pengalaman. Dengan metode ini, diharapkan perusahaan dapat belajar dari kesalahan perusahaan lain dan mengevaluasinya perbaikannya. Namun, biasanya, banyak perusahaan yang tidak ingin rahasia perusahaannya diketahui oleh perusahaan lain. Oleh karena itu, proses pembelajaran juga dapat dilakukan dengan mencari beberapa referensi, baik di internet maupun di buku.

  1. 4.    Konversi Langsung

Metode ini dilakukan dengan membandingkan kedua sistem, yaitu sistem lama dan sistem baru, serta melakukan analisis terhadap resiko yang ditimbulkannya. Jika sistem lama berbeda jauh dengan sistem baru yang akan diterapkan, maka biasanya sistem baru akan sulit untuk diterapkan. Umumnya, metode ini digunakan untuk perusahaan kecil dengan sistem yang sederhana

Strategi Kesuksesan Pengalihan Sistem Informasi

Menurut Fuadi (1995), terdapat empat langkah untuk menyempurnakan SI agar dapat diterapkan dengan sukses di perusahaan.

  1. Menganalisa sistem. Misalnya, sistem apa yang ingin digunakan dan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Intinya, manajemen perusahaan harus memiliki perencanaan yang matang Oleh karena itu, perusahaan dapat melakukan peninjauan terlebih dahulu, sehingga dapat merekomendasikan jenis sistem baru yang cocok untuk dikembangkan. Peninjauan tersebut mencakup pengetahuan tentang sistem lama dan berbagai masalah yang timbul dari penerapannya.

  2. Merancang sistem. Setelah mengetahui jenis sistem yang dibutuhkan, manajemen perusahaan mulai merancang sistemnya. Oleh karena itu, sebaiknya manajemen perusahaan memiliki pengetahuan yang memadai tentang komponen sistem, cara mengoperasikannya, permasalahan yang ditimbulkan dan cara pemecahan permasalahan. Jika memungkinkan, manajemen perusahaan meminta bantuan seorang konsultan.

  3. Menerapkan sistem. Manajemen perusahaan sebaiknya menerapkan sistem baru di perusahaannya secara bertahap.  Menurut Pambudi (2003), terdapat beberapa tahapan dalam menata ulang investasi TI.

    1. Tahap visi, dimana perusahaan meninjau kembali tujuan implementasi TI. Hal yang paling penting adalah adanya dukungan dari manajemen eksekutif perusahaan dan keterlibatan dari seluruh end-user.
    2. Tahap investasi. Perusahaan dapat menentukan jenis dan intensitas penggunaan fasilitas pengolahan, mengetahui peluang reaksi pelanggan, mengukur manfaat dan membuat account yang terpisah.

    3. Tahap kultivasi, dengan melakukan pengawasan terhadap penerapan TI dan memperbaikinya jika tidak berjalan dengan semestinya.

    4. Tahap memanen. Perusahaan perlu menyadari bahwa harus investasi di bidang TI memerlukan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, sebaiknya, perusahaan tetap berada di jalur yang benar dan senantiasa melaksanakan hal-hal yang positif agar implementasi TI di perusahaannya membuahkan hasil.

    5. Melakukan evaluasi sistem. Tahap ini merupakan tahap yang terakhir, dimana manajemen perusahaan merencanakan berbagai langkah strategi yang akan dijalankan perusahaan dan bagaimana penerapan Sistem Informasi yang ada dikembangkan. Setelah itu, manajemen perusahaan senantiasa mengevaluasi penerapannya, sehingga dapat belajar dari kesalahan yang ada dan memperbaikinya. Dengan proses pembelajaran tersebut, diharapkan Sistem Informasi perusahaan akan semakin baik dari tahun ke tahun.

Fenomena bahwa pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, tarjadi karena :

  • Sistem Teknologi Informasinya telah terpasang, tetapi perubahan tidak terjadi karena prosesnya berubah sedikit, organisasinya tidak menyesuaikan sehingga mengkanibalkan Teknologi Informasi atau strateginya tidak terdukung sehingga mengoverrule sistemnya.

  • Karena proyek pengalihan Sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.

  • Tidak terjalin komunikasi yang baik antara vendor atau konsultan TI dengan perusahaan sebagai pengguna TI sehingga TI yang diterapkan di perusahaan  itu tidak berguna sama sekali karena tidak mendukung apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

  • Karena investasi pada TI sudah dilakukan tetapi investasi pada sumber daya manusianya belum dijalankan sehingga sumber daya manusia yang ada belum siap memanfaatkan produk TI yang dimiliki.

  • Karena pengalihan sistem informasinya kerap kali hanya mengikuti perkembangan teknologi dan kurang mempertimbangkan dukungannya terhadap behutuhan bisnis.

  • Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.

  • Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.

Agar kesalahan ini tidak terjadi, maka yang perlu dilakukan :

  • Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.

  • Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.

  • Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :

  1. menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.

  2. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.

  3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.

  4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

3. Apa urgensi maintainability dari suatu software ? Jelaskan!

Maintainability adalah kemampuan software dalam menjalani perubahan menuju sistem perangkat yang lebih baik. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan. Pengertian dari maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan sistem. Dimana setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan.

Pemeliharaan system (system maintenance) dilaksanakan untuk tiga alasan:

1. Memperbaiki kesalahan

Penggunaan system mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian system. Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki.

2. Menjaga kemutakhiran system

Perubahan-perubahan sebagai akibat berlalunya waktu mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak.

3. Meningkatkan system

Saat manajer menggunakan system, mereka melihat cara-cara membuat peningkatan. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang memodifikasi system sesuai saran tersebut.

4. Apa yang saudara ketahui tentang ERP (enterprice resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Enterprice resource planning (ERP) adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi terintegrasi lintas fungsional yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan seperti sumber dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Berikut merupakan ilustrasi konsep dan sistem ERP.

Sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

  1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.

  2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.

  3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.

  4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.

  5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

  1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.

  2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).

  3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau lebih yang terdiri dari

  1. 1.    Presentation Layer

Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP. Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.

  1. 2.    Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.

  1. 3.    Database layer

Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis (Best Practice dan Business Process Reengineering)

Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini merupakan penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.

Search
Categories
Archives

You are currently browsing the archives for the PERKULIAHAN category.